Ein Dashboard für den Anwender
Der häufigste Grund, den ich gehört habe, um die Einrichtung eines Dashboards zu rechtfertigen, ist eine Variante von „wir brauchen das, weil [Mitarbeiter] dann die Kennzahlen jederzeit einsehen kann“. Die Theorie besagt, dass der Analyst nun, da die Zahlen und Diagramme auf einem Dashboard zur Selbstbedienung zur Verfügung stehen, sich anderen Aufgaben widmen kann, während die Teams den Finger am Puls des Geschäfts haben wie nie zuvor.
In der winterlichen Jahreszeit verlangsamen sich die Geschäftstätigkeit und andere Aktivitäten. Die Zahl der Menschen, die sich für ein Dashboard interessieren und eine Kennzahl im Auge behalten, ist auf dem niedrigsten Stand des Jahres.
Und doch gehen die Geschäfte und das Leben an sich weiter wie bisher. Wenn Sie Zugang zu den Daten über die Seitenaufrufe von Dashboards haben oder einfach nur feststellen, dass der Datencache immer veraltet ist, können Sie leicht feststellen, dass die große Mehrheit der Dashboards nicht angesehen wird. Einmal habe ich beobachtet, wie eine wichtige Änderung an das Data Warehouse übermittelt wurde und mehr als die Hälfte der Dashboards einiger Teams kaputt gingen, ohne dass dies jemandem aufgefallen wäre.
Mit diesem Wissen im Hinterkopf sind die meisten Leute der Meinung, dass ein solches Dashboard gar nicht erst hätte existieren müssen. Welchen Wert kann man schließlich schaffen, wenn das Tool nie bis selten von der vorgesehenen Zielgruppe genutzt wird? Wenn der Datenverantwortliche dann auch noch Zeit und Mühe aufwenden muss, um das Dashboard zu pflegen, wird die Sache schlimmer.
Im Großen und Ganzen stimme ich mit dieser Einschätzung überein. Es ist nie gut, wenn man sich die Mühe macht, etwas zu entwickeln, das nicht genutzt wird. Aber die meisten Dinge sind nicht so einfach, und so habe ich in letzter Zeit darüber nachgedacht, ob es überhaupt einen Wert hat, eine Reihe von selten (oder nie) genutzten Dashboards herumliegen zu haben.
Warum werden die meisten Dashboards übersehen?
Es gibt viele Faktoren, die dazu führen, dass Menschen lernen Dashboards zu ignorieren. Die enthaltenen Informationen können sich über Tage hinweg wiederholen und die Menschen langweilen sich. Sie sind nicht relevant für das, woran sie gerade arbeiten. Sie sind schwer auffindbar und sie vergessen, wo sie sich befinden. Und so weiter.
Ich glaube das größte Problem ist, dass die Zahlen und Diagramme auf einem Dashboard nur selten eine direkte persönliche Bedeutung für die Benutzer haben. Es gibt zich andere Dinge zu tun, und wenn das Dashboard nicht direkt mit der eigenen Leistung oder Vergütung zu tun hat, gibt es wahrscheinlich wichtigere Dinge, auf die man schaut. Die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen die Aktienkurse überprüfen, ist größer, wenn sie die Aktien tatsächlich besitzen (und somit von ihnen profitieren).
Selbst wenn man es gut meint und weiß, dass eine Kennzahl wichtig ist, wie z. B. der Umsatz des Unternehmens/der Abteilung/der lokalen Gruppe, so ist es doch sehr selten, dass es jemandem gelingt, die Überprüfung eines Dashboards oder das Lesen einer automatisierten E-Mail zu einer dauerhaften Gewohnheit zu machen. Menschen sind nun einmal so. Ohne eine externe Motivationsquelle werden Dashboards und andere Selbstbedienungstools in der Regel vergessen.
Bringen Sie externe Motivation ins Spiel
Wie kann man am besten von außen motivieren, sich ein Dashboard anzusehen? Meiner Erfahrung nach sollte man ein Treffen in den Kalender der Mitarbeiter eintragen, um die Kennzahlen auf dem Dashboard zu überprüfen und zu diskutieren. Das schafft einen starken Zwang, sich das Ding anzusehen, und es schafft auch eine Situation, in der man sich nicht frei bewegen und so tun kann, als würde man sich das Dashboard ansehen – es gibt überall Zeugen. Das ist wie das Teilen von Hausaufgaben in der Schule.
Der Wert besteht darin, dass jetzt Diskussionen über die Daten stattfinden. Das bedeutet, dass wir uns gelegentlich der Tatsache stellen müssen, dass es uns vielleicht egal ist, ob eine Kennzahl nach oben oder unten geht oder ganz einfach schwankt. Es bedeutet, dass wir uns vielleicht eingestehen müssen, dass unsere Kennzahlen uns nichts sagen und wir etwas ändern müssen. Das Dashboard ist zufällig der Ausgangspunkt für all diese Diskussionen. Auf diese Weise werden Pläne und Entscheidungen getroffen.
Ich schlage also vor, eine sehr teure Sitzung mit mehreren Beteiligten zu veranstalten, um die Existenz eines Dashboards zu rechtfertigen.
Denn wenn ein solches Dashboard wichtig genug ist, um es zu erstellen und zu pflegen, dann sollte es auch so viel Wert schaffen, dass sich ein solches Treffen lohnt. Wenn wir wirklich der Meinung sind, dass ein Team die Konversionsrate des Anmeldetrichters für Benutzer überwachen muss, die die Website von Flugzeugen aus nutzen, dann sollten wir uns Zeit nehmen, um diese Bemühungen zu verfolgen. Andernfalls brauchen wir das Dashboard wahrscheinlich nicht zu erstellen, und es hilft, die Gesamtzahl in Schach zu halten.
Das ist natürlich ein extremes Beispiel, aber ich habe eine Reihe solcher Sitzungen erlebt, die ziemlich gut gelaufen sind. Wenn sich schließlich herausstellt, dass das Dashboard nicht mehr relevant ist, haben Sie ein klares Signal, das Dashboard abzuschalten.
Der andere, ruhigere Anwendungsfall – Dashboards als Rückfallebene
Mir fällt noch ein anderer, weniger aufregender Grund für die Existenz bestimmter Dashboards ein. Sie fungieren als magische Konserven für Analysen, auf die Analysten in der Zukunft zurückgreifen können. Es ist wie mit der Dose gebackener Bohnen, die Sie hinten in der Speisekammer stehen haben. Sie ist wahrscheinlich gut und nützlich, könnte aber in den letzten drei Jahren verdorben sein und kann Ihnen auf unerwartete Weise das Leben retten.
Selbst wenn niemand sonst jemals ein Dashboard verwenden wird, wird sich der Analyst, der es erstellt hat, höchstwahrscheinlich daran erinnern, dass ein solches Dashboard existiert und welche Fragen es beantworten kann. Wenn dann eine relevante Frage auftaucht (was unweigerlich der Fall ist), ist der Analyst oft die erste Person, die sich daran erinnert und das Dashboard zur Verwendung herauszieht.
Selbst wenn das Dashboard durch verschiedene Änderungen der Datenquellen beschädigt wurde, können oft einige Teile der Methodik gerettet und aktualisiert werden, um sie an die modernen Systeme anzupassen. Selbst wenn man einige Dinge korrigieren muss, ist das wahrscheinlich eine größere Zeitersparnis, als wenn man eine Analyse von Grund auf neu machen muss.
Sollten wir uns mit der Herstellung esoterischer Konserven beschäftigen? Eigentlich nicht. Der allgemeine Ratschlag, sich zu weigern, Dashboards zu erstellen, ist in der Regel richtig.
Aber obwohl wir diesen Rat befolgen, uns dagegen wehren und versuchen, die Erstellung von Dashboards auf ein Minimum zu reduzieren, ist es unvermeidlich, dass wir jedes Jahr ein paar Dashboards zum Wegwerfen erstellen. Sei es, weil der organisatorische Druck zu groß ist oder weil es zu dem Zeitpunkt eine gute Idee zu sein schien, wir werden es tun. Ich möchte sagen, dass selbst diese Bemühungen einen gewissen Wert haben. Es ist nicht alles reine Verschwendung.
Daher schlage ich vor, dass wir uns jedes Mal, wenn wir ein Armaturenbrett erstellen, das auf der Strecke bleibt, eine Minute Zeit nehmen und es absichtlich für unsere Zukunft schön verpacken. Es kostet nicht viel Mühe, irgendwo im Hintergrund ein paar Kommentare anzubringen, nur für den Fall, dass wir uns die Sache noch einmal ansehen.
Es sind vielleicht keine schmackhaften Daten, aber sie erfüllen ihren Zweck.