Personalkennzahlen

Personalkennzahlen werden zur besseren Übersicht und Leistungssteuerung von vielen Unternehmen im Personalcontrolling genutzt. Die Kennzahlen sind abteilungsübergreifend und geben Auskunft über Kosten und Wirtschaftlichkeit, sowie die Leistungsfähigkeit des Personalbereichs (Human Resource kurz: HR). Häufig vertreten sind Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation, soziale Aspekte sowie die Leistungen im Personalmanagement selbst.

Damit das Personalcontrolling die richtigen Daten und Informationen erhebt und zusammenstellt, muss es folgende Aspekte besonders beachten:

  • Wer sind die Adressaten und Stakeholder der Informationen und was genau brauchen sie?
  • Welche Prozesse und Aufgaben bestehen im übergeordneten Personalmanagement und welche Informationen werden dort entsprechend benötigt?

Wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich daraus ableiten, was das Personalcontrolling im Einzelnen leisten muss und wie es funktionieren sollte.

Stakeholder für das Personalcontrolling identifizieren

Es ist nicht sinnvoll, einfach irgendwelche Daten und Informationen über Personal und Belegschaft zu erheben und zusammenzustellen oder Kennzahlen daraus zu entwickeln. Das Personalcontrolling sollte nur erfassen, was im Unternehmen gebraucht wird. Das heißt, es muss Personen oder Funktionsträger geben, die einen konkreten Bedarf haben an personalbezogenen Informationen.

Im ersten Schritt muss deshalb ermittelt werden, wer welche Informationen und Kennzahlen braucht. Mögliche Zielgruppen oder Stakeholder für das Personalcontrolling sind:

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Team
  • Teamleitungen
  • Abteilungsleitungen
  • Geschäftsführung oder Vorstand
  • Betriebsrat und Interessenvertreter
  • Externe Stakeholder

Informationen für Mitarbeiter

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten viele personenbezogene Informationen über ihre Gehaltsabrechnung, wie etwa Bruttogehalt, Steuern oder Abgaben zur Sozialversicherung. Aber auch Angaben zum Resturlaub, zum persönlichen Zeitkonto oder zur Anzahl der Überstunden im Team sind für sie wichtige Informationen.

Leistungskennzahlen für das Team

Ein Team will wissen, ob es in der Lage ist, die gewünschten Aufgaben zu erfüllen und wie gut es dies macht. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn variable Gehaltsbestandteile auf Teamebene vereinbart sind. Zudem können Kennzahlen wie Weiterbildungstage oder betriebliche Verbesserungsvorschläge wichtig sein.

Informationen zum Personalbedarf für Teamleiter und Abteilungsleiter

Teamleiter und Abteilungsleiter brauchen für die Personaleinsatzplanung Kennzahlen zum Personalbedarf und zum Personalangebot. Je nach Aufgabenbereich müssen diese Informationen manchmal tagesgenau sein. Die Führungskräfte müssen darüber hinaus Bescheid wissen über Abwesenheit, Fluktuation, Personalkosten und Qualifizierung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Strategische Personalinformationen für die Unternehmensleitung

Die Unternehmensleitung braucht im Allgemeinen aggregierte Zahlen, die bei der generellen Ausrichtung des Unternehmens wichtig sind. So spielen die gesamten Personalkosten oder demografische Kennzahlen eine wichtige Rolle. Außerdem sind qualitative, kaum messbare Faktoren von besonderer Bedeutung. Wie ist die Stimmung? Wie engagiert sind die Beschäftigten? Wer nicht täglich vor Ort ist, muss auf die Informationen des Personalcontrollings zur Mitarbeiterzufriedenheit zugreifen können.

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Abwanderungsquote

Was bedeutet Abwanderungsquote?

Die Fluktuationsrate wird als Prozentsatz der Mitarbeiter gemessen, die ein Unternehmen aus irgendeinem Grund über einen bestimmten Zeitraum verlassen haben. Diese periodische Maßnahme bestimmt, wie erfolgreich ein Unternehmen seine Mitarbeiter bindet.

Warum ist sie von Bedeutung?

Die Fluktuationsrate Ihres Unternehmens ist aus mehreren Gründen wichtig, auch wenn sie Ihnen zu bestimmten Zeitpunkten unterschiedliche Dinge sagen kann. Die Fluktuationsrate Ihres Unternehmens zu verstehen, ist ein wichtiger Teil, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verstehen, sowie ein erster Einblick in die möglichen Ursachen für die Fluktuation in Ihrem Unternehmen.Wenn es Ihrem Unternehmen gut geht, kann eine hohe Fluktuationsrate ein Indikator dafür sein, dass Ihre Mitarbeiter unzufrieden sind.

Wenn es Ihrem Unternehmen hingegen schlecht geht, kann eine hohe Fluktuationsrate einfach das Ergebnis einer Strategie der Kostenreduzierung durch Personalabbau sein. Im Allgemeinen bedeutet eine niedrige Fluktuationsrate jedoch, dass Ihr Unternehmen gut dafür sorgt, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind und Ihr Arbeitsplatz reibungslos funktioniert.

Wie misst man die Abwanderungsquote?

Um Ihre Fluktuationsrate zu ermitteln, müssen Sie zunächst den Zeitrahmen definieren, den Sie messen wollen. Sobald Sie diese Kennzahl festgelegt haben, können Sie die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen (ermittelt als arithmetisches Mittel der Mitarbeiter in einem Kalenderjahr oder einem Zeitraum) sowie die Anzahl derer, die ausgeschieden sind, nehmen. Dann dividieren Sie einfach die Anzahl der ausgeschiedenen Mitarbeiter durch Ihre durchschnittliche Mitarbeiterzahl und multiplizieren diese mit 100.

Welche Quellen würden Sie verwenden, um den KPI zu messen?

Einige der wichtigsten Datenquellen für die Fluktuationsrate kommen direkt aus Ihrer Personalabteilung. Dazu gehören die Messung von Neueinstellungen und Entlassungen sowie die wöchentliche, monatliche und jährliche Anzahl der Mitarbeiter.

Geben Sie mir ein Beispiel…

Stellen Sie sich vor, Ihre Manager beschweren sich bei Ihnen, dass sie nicht genug Personal haben, um weiterhin mit voller Effizienz zu arbeiten, obwohl Sie ständig in Neueinstellungen und Schulungen investieren.

Wenn Sie Ihre aktuelle Gehaltsliste untersuchen, stellen Sie fest, dass Ihre Beschäftigungszahlen trotz des Zustroms von Neueinstellungen weit unter dem optimalen Niveau liegen, und das Problem ist nicht neu. Das Problem ist nicht neu. Wenn Sie Ihre Fluktuationsrate auf einer konsistenten Basis verstehen, können Sie schneller Änderungen vornehmen, um den Verlust von Mitarbeitern und den damit verbundenen Investitionen zu vermeiden, und gleichzeitig die Gründe für deren Weggang aufdecken. Noch wichtiger ist, dass es Ihnen helfen kann, Ihre Richtlinien und Strategien entsprechend anzupassen.

Welche Benchmarks/Indikatoren sollte ich verwenden?

Einige nützliche Indikatoren sind:

  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Mitarbeiterfluktuation insgesamt
  • Gesamtzahl der Mitarbeiter pro Jahr
  • Durchschnittliche Mitarbeiterzahl pro Jahr
/ / Personalkennzahlen, Kennzahlen, Recruting-Kennzahl

Time-to-Hire

Time-to-Hire Definition

Die Zeit bis zur Einstellung (englisch: Time-to-Hire) bezieht sich auf die Anzahl der Tage (oder den entsprechenden Zeitrahmen), die von dem Moment, in dem ein potenzieller Mitarbeiter angesprochen und ihm eine Stelle angeboten wird, bis zu dem Zeitpunkt, an dem er die Stelle annimmt, vergehen.

Diese HR-Analytics-Kennzahl ist ein Maß dafür, wie effizient der Rekrutierungs- und Einstellungsprozess eines Unternehmens funktioniert.

Wie messen Sie den KPI?

Die Zeit bis zur Einstellung kann leicht gemessen werden, da die Kennzahl hauptsächlich arithmetisch ist. Um den KPI zu ermitteln, subtrahieren Sie einfach den Tag, an dem ein Kandidat in die Einstellungspipeline kam, von dem Tag, an dem der Kandidat das Angebot angenommen hat. In dieser Formel ist Tag 0 der Zeitpunkt, an dem die Position offiziell für potenzielle Kandidaten sichtbar gemacht wurde.

Time to hire: Tag: Eingang der Bewerbung – Tag: Angebot an den Kandidaten versand

Warum ist die Zeit bis zur Einstellung wichtig?

Der Time-to-Hire KPI ist eine entscheidende Komponente des Einstellungsprozesses. Diese zeigt genau auf, wie effektiv Ihr HR-Team neue Positionen nach Bedarf besetzt. Die Kennzahl zeigt auch an, wie erfolgreich Ihr Team zwei wichtige Aspekte der Personalbeschaffung handhabt:

  1. die Identifizierung der richtigen Talente
  2. die Sicherstellung, dass sie für die benötigten Positionen eingestellt werden.

Die Zeit bis zur Einstellung kann Unternehmen helfen, ihre Pipelines besser zu verstehen, Engpässe zu ermitteln und Bereiche zu identifizieren, in denen sie Reibungsverluste beseitigen können. Langfristig hilft eine bessere Verfolgung der „Time to Hire“-Kennzahlen dabei, die richtigen Kandidaten einzustellen und den gesamten Eindtellungsprozess zu verbessern.

Ein Beispiel

Nehmen wir an, Ihr HR-Team ist hocheffektiv bei der Identifizierung von Top-Talenten. Irgendwie scheint es, dass Sie, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, schon bei der dritten oder vierten Option angelangt sind, wodurch die Qualität Ihres Teams sinkt. Dies könnte auf eine Vielzahl von Faktoren zurückzuführen sein, aber ein langwieriger Bewerbungs- und Onboarding-Prozess könnte der Übeltäter sein.

Wenn potenzielle Kandidaten gezwungen sind, durch mehrere Reifen und unnötige Verfahrensschritte zu springen, nur um eine Position zu besetzen, von der Sie wissen, dass sie dafür qualifiziert sind, suchen sie vielleicht einfach nach Positionen mit einfacheren Einstellungsprozessen.

Wenn Sie verstehen, wie Sie den Prozess rationalisieren und Schmerzpunkte beseitigen können, können Sie Top-Talente anziehen und an sich binden.

Welche Benchmarks/Indikatoren sollte ich verwenden?

Einige nützliche Benchmarks sind:

  • Zeit bis zur Besetzung (time to fill)
  • Anzahl der qualifizierten Kandidaten
  • Vorstellungsgespräche pro Einstellung (Interviews per hire)
  • Qualität der Einstellung (Interviews per hire)

Welche Quellen würden Sie verwenden, um Time-to-Hire zu messen?

Um die Zeit bis zur Einstellung zu messen, müssen Sie sowohl den gesamten Rekrutierungsprozess als auch eher interne Faktoren betrachten. Sie können Datenquellen wie

  • Vorstellungsgespräche pro Einstellung,
  • Anzahl der Kandidaten für eine Position
  • interne Metriken, wie
    • Größe des HR-Teams
/ / Personalkennzahlen, Kennzahlen

Mitarbeiterproduktivität

Definition Mitarbeiterproduktivität

Die Kennzahl Mitarbeiterproduktivität (Englisch: Employee productivity) misst wie effektiv die Belegschaft über einen bestimmten Zeitraum ist.

Zudem können weitere Faktoren aus ihr abgeleitet werden, wie

  • Effizienz,
  • Mitarbeiterzufriedenheit und
  • Engagement.

Warum hat es Relevanz?

Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu verstehen, ist für Ihr Endergebnis und Ihre laufenden Bemühungen zur Verbesserung der Zufriedenheit von größter Bedeutung. Die Produktivität ist ein Indikator für den Grad der Zufriedenheit, des Engagements und des Glaubens an die Mission Ihres Unternehmens durch Ihre Mitarbeiter.

Eine niedrige Produktivität an sich kann darauf hindeuten, dass

  • bestehende Struktur nicht förderlich für einen positiven Arbeitsablauf sind
  • größere kulturelle oder
  • unternehmerische Probleme hinweisen.

Daher ist die Kennzahlen ein wichtiger Maßstab um Strategien zu verstehen, mit denen Ihr Team sein volles Potenzial ausschöpfen kann, ohne es zu längeren Arbeitszeiten zu zwingen.

Beispiel

Stellen Sie sich vor, dass Sie nach mehreren Monaten solider Produktion und Wachstum feststellen, dass der Output in einem Ihrer Kernteams stark abgenommen hat. Eine genauere Untersuchung zeigt, dass sie viel weniger als normal produziert haben, aber dass die Menge der zugewiesenen Ressourcen und der begleitende Arbeitsablauf nicht viel angepasst wurden.

Sie können die Mitarbeiterproduktivität messen, um festzustellen, wo das Problem beheimatet ist und ob die aktuelle Leistung im Vergleich zur festgelegten Vergleichsbasis (Baseline) günstig ist. Dieser Leistungsindikator für die Mitarbeiterproduktivität kann der erste Schritt sein, um herauszufinden, wo das Problem liegt und wie es zu lösen ist.

Wenn sich beispielsweise die geleisteten Arbeitsstunden nicht verändert haben, Sie aber einen signifikanten Anstieg der Abwesenheitsrate feststellen, kann es sich um ein Problem der Zufriedenheit oder eine schlechte Planung handeln.

Datenquellen zu Messung

Die Kennzahl Mitarbeiterproduktivität kann von verschiedenen Quellen abgeleitet werden, wie z.B.:

  • Teamleistung
  • Mitarbeitereffizienz
  • Abwesenheitsrate
  • Anwesenheitsrate
  • Umsatz
  • Ausfallrate.

Wie misst man die Mitarbeiterproduktivität?

Eine der gebräuchlichsten Methoden zur Messung der Mitarbeiterproduktivität (als Durchschnittswert) besteht darin, den Gesamtumsatz eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter zu teilen.

Sie sind zwar grundlegend, können aber ein guter Ausgangspunkt für die Messung der Produktivität sein. Umfassendere KPIs können Messungen der

  • Arbeitsqualität pro Mitarbeiter
  • der Produktionsrate
  • der Managerzufriedenheit
  • Effizienz pro Mitarbeiter

beinhalten.

Welche Benchmarkindikatoren können benutzt werden?

Einige nützliche Benchmarks sind:

  • Abwesenheitsrate
  • Fluktuationsrate
  • 360-Grad-Mitarbeitergespräche
  • Zufriedenheitsrate
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Einstellungskosten neuer Mitarbeiter (Cost Per Hire)

Definition Einstellungskosten

Die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung (englisch: cost per hire, kurz: CPH) messen, wie viel Geld für die Einstellung eines einzelnen Mitarbeiters in einem Unternehmen ausgegeben wird. Dies wird normalerweise über längere Zeiträume und nicht täglich gemessen, da die Personalbeschaffung in der Regel kein kontinuierlicher Prozess ist.

Warum ist sind die Kosten je Einstellung wichtig?

Dieser KPI ist eine wichtige interne Kennzahl, die Ihnen hilft, Ihre Einstellungsprozesse besser zu verstehen, die Kosten zu senken, die Effizienz der Personalbeschaffung zu verbessern und eine sinnvolle Budgetvorgabe zu machen.

Beispiel

7 neue Stellen zu besetzen mit durchschnittlichen Einstellungskosten von 6.700€ =  46.900€ Einstellungsbudget

In vielen Fällen deuten hohe Kosten pro Einstellung darauf hin, dass Ihre Personal- und Akquisitionsteams aus verschiedenen Gründen nicht mit maximaler Leistung arbeiten. Die Kosten pro Einstellung können Ihnen helfen, Bereiche zu finden, in denen Abläufe geglättet, ins Haus geholt oder ganz eliminiert werden können.

Es ist jedoch wichtig, sich vor Augen zu halten, dass in bestimmten Fällen eine höhere Cost-per-Hire-Zahl nicht unbedingt etwas Schlechtes ist, sondern zu den Kosten des Geschäftsbetriebs gehört. Nichtsdestotrotz kann die Analyse der Kosten pro Einstellung Ihnen dabei helfen, Wege zur Rationalisierung Ihrer Personalbeschaffungsprozesse zu finden.

Wie werden die Einstellungskosten gemessen?

Eine Analyse der Kosten pro Einstellung beginnt mit der tabellarischen Erfassung der Gesamtkosten, die Ihnen während des Einstellungsprozesses entstehen. Dabei werden die internen Kosten (Gehälter, Entwicklungs- und Schulungskosten usw.) sowie alle externen Kosten erfasst.

Die Formel für die Kosten pro Einstellung nimmt die Summe dieser Ausgaben und teilt sie durch die Gesamtzahl der Neueinstellungen.

Cost per hire = (Interne Recruiting-Kosten + externe Recruitingkosten) / Anzahl der Einstellungen

externe Kosten

  • Personaldienstleister, Agenturen
  • Auswahlverfahren
    • Anbieter von Eignungstests
    • Kosten Assessment Center
    • Stellenanzeigen
  • Recrutingsoftware
  • Reisekosten für Interviewtermine
Daten zur Preisgestaltung
  • HR-Gehälter
  • Wert pro Einstellung
  • Externe Einstellungskosten

interne Kosten

  • Mitarbeiterempfehlungsprogramme
  • Employer Branding / Personalmarketing
  • Personalkosten Rekruting-Team
  • Fortbildungskosten des Recruiting-Teams
  • umgelegte Gemeinkosten (assoziierte Kosten)
Einstellungskosten der Einarbeitungszeit
  • Onboarding
  • Weiterbildungen/Schulungen
  • Teambuilding-Aktivitäten
  • Einbußen fehlender Produktivität

Optimierungsmöglichkeiten der Kennzahl

  • Reisekosten senken durch Video-Recruiting
  • Leistungsvorgaben Headhunter
  • spezialisierte Jobbörsen
  • Vergleich Offline / Onlinekanäle
    • Vergleich Social-Media-Kanäle
  • Softwaregestütztes Candidate Relationship Management /Recrutingsoftware
  • Standardisierter Onboardingprozess
  • Onlineweiterbildung
  • Quality-of-Hire betrachten
  • ineffiziente Maßnahmen identifizieren
  • Optimierung interner Prozesse
  • neue Recrutingmethoden evaluieren (z.b. Wettbewerb)
  • Kontextbetrachtung der Kennzahl
  • Employer Branding
  • Aufbau interner Talentpool

Die Cost-per-Hire im Durchschnitt

Wie teuer sind Einstellungen bei anderen? Die Auswertung der allgemeinen Cost-per-Hire über alle Bereiche des Unternehmens sowie Levels hinweg ist nur zu Teilen sinnvoll. Je nach Unternehmensgröße / -aufbau kann mit folgenden Ansätzen gearbeitet werden:

  • nach Gesellschaft (in einem sehr großen Unternehmen), Geschäftsbereich, Abteilung oder Team
  • nach Hierarchielevel (Top-Positionen, mit Personalverantwortung, Facharbeiter, Praktikanten)
  • nach Arbeitszeit (Vollzeit, Teilzeit, Saisonkräfte, Aushilfen)
  • nach Recruiting-Kanal (verschiedene Jobbörsen, Personalvermittlungen, Agenturen)
/ / Personalkennzahlen, Kennzahlen

Kosten pro Bewerbung

Definition

Die Kosten pro Bewerbung sind die Gesamtsumme der erstellten Werbeaufwendungen (Cost-of-Hire) geteilt durch die eingehenden Bewerbungen der ausgeschriebenen Stelle.

Um Bewerbungen für das eigenen Unternehmen zu generieren sind verschiedene Faktoren von Bedeutung, z.B.

  • Aufwendungen für die Bereitstellung einer qualitativ hochwertigen Karriereseite
  • Kosten für Anzeigenschaltungen
  • Aufwand für Active Sourcing
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