Personalkennzahlen werden zur besseren Übersicht und Leistungssteuerung von vielen Unternehmen im Personalcontrolling genutzt. Die Kennzahlen sind abteilungsübergreifend und geben Auskunft über Kosten und Wirtschaftlichkeit, sowie die Leistungsfähigkeit des Personalbereichs (Human Resource kurz: HR). Häufig vertreten sind Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation, soziale Aspekte sowie die Leistungen im Personalmanagement selbst.
Damit das Personalcontrolling die richtigen Daten und Informationen erhebt und zusammenstellt, muss es folgende Aspekte besonders beachten:
- Wer sind die Adressaten und Stakeholder der Informationen und was genau brauchen sie?
- Welche Prozesse und Aufgaben bestehen im übergeordneten Personalmanagement und welche Informationen werden dort entsprechend benötigt?
Wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich daraus ableiten, was das Personalcontrolling im Einzelnen leisten muss und wie es funktionieren sollte.
Stakeholder für das Personalcontrolling identifizieren
Es ist nicht sinnvoll, einfach irgendwelche Daten und Informationen über Personal und Belegschaft zu erheben und zusammenzustellen oder Kennzahlen daraus zu entwickeln. Das Personalcontrolling sollte nur erfassen, was im Unternehmen gebraucht wird. Das heißt, es muss Personen oder Funktionsträger geben, die einen konkreten Bedarf haben an personalbezogenen Informationen.
Im ersten Schritt muss deshalb ermittelt werden, wer welche Informationen und Kennzahlen braucht. Mögliche Zielgruppen oder Stakeholder für das Personalcontrolling sind:
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Team
- Teamleitungen
- Abteilungsleitungen
- Geschäftsführung oder Vorstand
- Betriebsrat und Interessenvertreter
- Externe Stakeholder
Informationen für Mitarbeiter
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten viele personenbezogene Informationen über ihre Gehaltsabrechnung, wie etwa Bruttogehalt, Steuern oder Abgaben zur Sozialversicherung. Aber auch Angaben zum Resturlaub, zum persönlichen Zeitkonto oder zur Anzahl der Überstunden im Team sind für sie wichtige Informationen.
Leistungskennzahlen für das Team
Ein Team will wissen, ob es in der Lage ist, die gewünschten Aufgaben zu erfüllen und wie gut es dies macht. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn variable Gehaltsbestandteile auf Teamebene vereinbart sind. Zudem können Kennzahlen wie Weiterbildungstage oder betriebliche Verbesserungsvorschläge wichtig sein.
Informationen zum Personalbedarf für Teamleiter und Abteilungsleiter
Teamleiter und Abteilungsleiter brauchen für die Personaleinsatzplanung Kennzahlen zum Personalbedarf und zum Personalangebot. Je nach Aufgabenbereich müssen diese Informationen manchmal tagesgenau sein. Die Führungskräfte müssen darüber hinaus Bescheid wissen über Abwesenheit, Fluktuation, Personalkosten und Qualifizierung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Strategische Personalinformationen für die Unternehmensleitung
Die Unternehmensleitung braucht im Allgemeinen aggregierte Zahlen, die bei der generellen Ausrichtung des Unternehmens wichtig sind. So spielen die gesamten Personalkosten oder demografische Kennzahlen eine wichtige Rolle. Außerdem sind qualitative, kaum messbare Faktoren von besonderer Bedeutung. Wie ist die Stimmung? Wie engagiert sind die Beschäftigten? Wer nicht täglich vor Ort ist, muss auf die Informationen des Personalcontrollings zur Mitarbeiterzufriedenheit zugreifen können.