Definition

Vakanzkosten (englisch: cost of vacancy) sind die Kosten die anfallen, wenn eine Stelle nicht besetzt ist. Dies können z.B. Überstunden von bestehenden Mitarbeitern sein, Kosten durch Freelancer oder Zeitarbeiter, sowie entgangene Umsätze.

Beispiel

Überstunden interne Mitarbeiter: 150€ + Unterstützung Freelancer: 200€ + Entgangene Umsätze: 1000€ – eingespartes Gehalt vakante Stelle: 200€ = Vakanzkosten: 1150€nn

Berechnung

Formel: (Entgangener Deckungsbeitrag + Überstundenkosten Vertretung + externe Überbrückungskräfte + Produktivitätsverlust Team) × Vakanzdauer in Tagen ÷ Arbeitstage

Einheit: Euro pro unbesetzte Stelle (oder Euro pro Vakanztag)

Interpretation & Bewertung

Vakanzkosten messen die wirtschaftlichen Gesamtauswirkungen unbesetzter Stellen. Sie werden in der Praxis systematisch unterschätzt, weil sie nicht direkt in der GuV erscheinen, sondern als Opportunitätskosten wirken. Neben dem offensichtlichen entgangenen Umsatz und Deckungsbeitrag entstehen erhebliche Kosten durch Überstunden der verbleibenden Teammitglieder, externe Aushilfen oder Freelancer, verzögerte Projekte und Qualitätseinbußen sowie sinkende Teammotivation bei Dauerüberlastung. Die Kennzahl ist ein starkes Argument für höhere Recruiting-Investitionen: Wenn eine Stelle 1.000 € pro Tag an Vakanzkosten verursacht, rechnet sich eine 15.000 € teure Headhunter-Suche bereits nach 15 Tagen schnellerer Besetzung.

Praxisbeispiel

Eine unbesetzte Senior-BI-Berater-Stelle (130.000 € Jahresgehalt, 1.200 €/Tag Tagessatz) verursacht bei 120 Tagen Vakanz geschätzte 78.000 € Kosten: 48.000 € entgangener Deckungsbeitrag (80 % Auslastungsannahme), 18.000 € Überstunden im Team, 12.000 € externe Unterstützung für kritische Projekte.

Benchmarks

IT-Fachkräfte: 500–1.500 € pro Vakanztag. Führungskräfte: 1.000–3.000 € pro Tag. Durchschnittliche Vakanzzeit Deutschland IT: 140–180 Tage. Gesamtkosten pro unbesetzte IT-Stelle: 70.000–250.000 €.

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