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Mitarbeiterproduktivität

Definition Mitarbeiterproduktivität

Die Kennzahl Mitarbeiterproduktivität (Englisch: Employee productivity) misst wie effektiv die Belegschaft über einen bestimmten Zeitraum ist. Zudem können weitere Faktoren aus ihr abgeleitet werden, wie
  • Effizienz,
  • Mitarbeiterzufriedenheit und
  • Engagement.

Warum hat es Relevanz?

Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu verstehen, ist für Ihr Endergebnis und Ihre laufenden Bemühungen zur Verbesserung der Zufriedenheit von größter Bedeutung. Die Produktivität ist ein Indikator für den Grad der Zufriedenheit, des Engagements und des Glaubens an die Mission Ihres Unternehmens durch Ihre Mitarbeiter. Eine niedrige Produktivität an sich kann darauf hindeuten, dass
  • bestehende Struktur nicht förderlich für einen positiven Arbeitsablauf sind
  • größere kulturelle oder
  • unternehmerische Probleme hinweisen.
Daher ist die Kennzahlen ein wichtiger Maßstab um Strategien zu verstehen, mit denen Ihr Team sein volles Potenzial ausschöpfen kann, ohne es zu längeren Arbeitszeiten zu zwingen.

Beispiel

Stellen Sie sich vor, dass Sie nach mehreren Monaten solider Produktion und Wachstum feststellen, dass der Output in einem Ihrer Kernteams stark abgenommen hat. Eine genauere Untersuchung zeigt, dass sie viel weniger als normal produziert haben, aber dass die Menge der zugewiesenen Ressourcen und der begleitende Arbeitsablauf nicht viel angepasst wurden. Sie können die Mitarbeiterproduktivität messen, um festzustellen, wo das Problem beheimatet ist und ob die aktuelle Leistung im Vergleich zur festgelegten Vergleichsbasis (Baseline) günstig ist. Dieser Leistungsindikator für die Mitarbeiterproduktivität kann der erste Schritt sein, um herauszufinden, wo das Problem liegt und wie es zu lösen ist. Wenn sich beispielsweise die geleisteten Arbeitsstunden nicht verändert haben, Sie aber einen signifikanten Anstieg der Abwesenheitsrate feststellen, kann es sich um ein Problem der Zufriedenheit oder eine schlechte Planung handeln.

Datenquellen zu Messung

Die Kennzahl Mitarbeiterproduktivität kann von verschiedenen Quellen abgeleitet werden, wie z.B.:
  • Teamleistung
  • Mitarbeitereffizienz
  • Abwesenheitsrate
  • Anwesenheitsrate
  • Umsatz
  • Ausfallrate.

Wie misst man die Mitarbeiterproduktivität?

Eine der gebräuchlichsten Methoden zur Messung der Mitarbeiterproduktivität (als Durchschnittswert) besteht darin, den Gesamtumsatz eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter zu teilen. Sie sind zwar grundlegend, können aber ein guter Ausgangspunkt für die Messung der Produktivität sein. Umfassendere KPIs können Messungen der
  • Arbeitsqualität pro Mitarbeiter
  • der Produktionsrate
  • der Managerzufriedenheit
  • Effizienz pro Mitarbeiter
beinhalten.

Welche Benchmarkindikatoren können benutzt werden?

Einige nützliche Benchmarks sind:
  • Abwesenheitsrate
  • Fluktuationsrate
  • 360-Grad-Mitarbeitergespräche
  • Zufriedenheitsrate
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Einstellungskosten neuer Mitarbeiter (Cost Per Hire)

Definition Einstellungskosten

Die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung (englisch: cost per hire, kurz: CPH) messen, wie viel Geld für die Einstellung eines einzelnen Mitarbeiters in einem Unternehmen ausgegeben wird. Dies wird normalerweise über längere Zeiträume und nicht täglich gemessen, da die Personalbeschaffung in der Regel kein kontinuierlicher Prozess ist.

Warum ist sind die Kosten je Einstellung wichtig?

Dieser KPI ist eine wichtige interne Kennzahl, die Ihnen hilft, Ihre Einstellungsprozesse besser zu verstehen, die Kosten zu senken, die Effizienz der Personalbeschaffung zu verbessern und eine sinnvolle Budgetvorgabe zu machen.

Beispiel

7 neue Stellen zu besetzen mit durchschnittlichen Einstellungskosten von 6.700€ =  46.900€ Einstellungsbudget
In vielen Fällen deuten hohe Kosten pro Einstellung darauf hin, dass Ihre Personal- und Akquisitionsteams aus verschiedenen Gründen nicht mit maximaler Leistung arbeiten. Die Kosten pro Einstellung können Ihnen helfen, Bereiche zu finden, in denen Abläufe geglättet, ins Haus geholt oder ganz eliminiert werden können. Es ist jedoch wichtig, sich vor Augen zu halten, dass in bestimmten Fällen eine höhere Cost-per-Hire-Zahl nicht unbedingt etwas Schlechtes ist, sondern zu den Kosten des Geschäftsbetriebs gehört. Nichtsdestotrotz kann die Analyse der Kosten pro Einstellung Ihnen dabei helfen, Wege zur Rationalisierung Ihrer Personalbeschaffungsprozesse zu finden.

Wie werden die Einstellungskosten gemessen?

Eine Analyse der Kosten pro Einstellung beginnt mit der tabellarischen Erfassung der Gesamtkosten, die Ihnen während des Einstellungsprozesses entstehen. Dabei werden die internen Kosten (Gehälter, Entwicklungs- und Schulungskosten usw.) sowie alle externen Kosten erfasst. Die Formel für die Kosten pro Einstellung nimmt die Summe dieser Ausgaben und teilt sie durch die Gesamtzahl der Neueinstellungen.
Cost per hire = (Interne Recruiting-Kosten + externe Recruitingkosten) / Anzahl der Einstellungen

externe Kosten

  • Personaldienstleister, Agenturen
  • Auswahlverfahren
    • Anbieter von Eignungstests
    • Kosten Assessment Center
    • Stellenanzeigen
  • Recrutingsoftware
  • Reisekosten für Interviewtermine
Daten zur Preisgestaltung
  • HR-Gehälter
  • Wert pro Einstellung
  • Externe Einstellungskosten

interne Kosten

  • Mitarbeiterempfehlungsprogramme
  • Employer Branding / Personalmarketing
  • Personalkosten Rekruting-Team
  • Fortbildungskosten des Recruiting-Teams
  • umgelegte Gemeinkosten (assoziierte Kosten)
Einstellungskosten der Einarbeitungszeit
  • Onboarding
  • Weiterbildungen/Schulungen
  • Teambuilding-Aktivitäten
  • Einbußen fehlender Produktivität

Optimierungsmöglichkeiten der Kennzahl

  • Reisekosten senken durch Video-Recruiting
  • Leistungsvorgaben Headhunter
  • spezialisierte Jobbörsen
  • Vergleich Offline / Onlinekanäle
    • Vergleich Social-Media-Kanäle
  • Softwaregestütztes Candidate Relationship Management /Recrutingsoftware
  • Standardisierter Onboardingprozess
  • Onlineweiterbildung
  • Quality-of-Hire betrachten
  • ineffiziente Maßnahmen identifizieren
  • Optimierung interner Prozesse
  • neue Recrutingmethoden evaluieren (z.b. Wettbewerb)
  • Kontextbetrachtung der Kennzahl
  • Employer Branding
  • Aufbau interner Talentpool

Die Cost-per-Hire im Durchschnitt

Wie teuer sind Einstellungen bei anderen? Die Auswertung der allgemeinen Cost-per-Hire über alle Bereiche des Unternehmens sowie Levels hinweg ist nur zu Teilen sinnvoll. Je nach Unternehmensgröße / -aufbau kann mit folgenden Ansätzen gearbeitet werden:
  • nach Gesellschaft (in einem sehr großen Unternehmen), Geschäftsbereich, Abteilung oder Team
  • nach Hierarchielevel (Top-Positionen, mit Personalverantwortung, Facharbeiter, Praktikanten)
  • nach Arbeitszeit (Vollzeit, Teilzeit, Saisonkräfte, Aushilfen)
  • nach Recruiting-Kanal (verschiedene Jobbörsen, Personalvermittlungen, Agenturen)
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Kosten pro Bewerbung

Definition

Die Kosten pro Bewerbung sind die Gesamtsumme der erstellten Werbeaufwendungen (Cost-of-Hire) geteilt durch die eingehenden Bewerbungen der ausgeschriebenen Stelle. Um Bewerbungen für das eigenen Unternehmen zu generieren sind verschiedene Faktoren von Bedeutung, z.B.
  • Aufwendungen für die Bereitstellung einer qualitativ hochwertigen Karriereseite
  • Kosten für Anzeigenschaltungen
  • Aufwand für Active Sourcing
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Berechnung

Formel: Gesamtkosten Recruiting-Kanal ÷ Anzahl eingegangener Bewerbungen über diesen Kanal

Einheit: Euro pro Bewerbung

Interpretation & Bewertung

Die Kosten pro Bewerbung (Cost per Application) messen die Effizienz einzelner Recruiting-Kanäle. Im Gegensatz zu den Personalbeschaffungskosten (Cost per Hire), die erst bei Einstellung greifen, bewerten die CPA die Top-of-Funnel-Effizienz. Niedrige CPA bei gleichzeitig hoher Bewerberqualität kennzeichnen effiziente Kanäle. Hohe CPA bei niedriger Konversionsrate signalisieren Fehlallokation des Recruiting-Budgets. Die Kennzahl hilft bei der optimalen Budget-Verteilung zwischen Stellenanzeigen, Social-Media-Recruiting, Headhuntern und Mitarbeiterempfehlungsprogrammen.

Praxisbeispiel

Ein IT-Unternehmen schaltet eine Senior-Developer-Stelle auf drei Kanälen: LinkedIn Ads (2.000 € Budget, 25 Bewerbungen = 80 €/Bewerbung), Stepstone (1.500 €, 40 Bewerbungen = 37,50 €), Mitarbeiterempfehlung (500 € Prämie, 5 Bewerbungen = 100 €). Obwohl die Empfehlung teurer pro Bewerbung ist, liegt die Einstellungsquote dort bei 40 % gegenüber 5 % bei Stepstone — die tatsächlichen Cost per Hire sind via Empfehlung deutlich niedriger.

Benchmarks

IT-Fachkräfte: 30–100 € pro Bewerbung. Über Jobbörsen: 20–50 €. Über Social Media: 50–150 €. Über Headhunter: nicht sinnvoll als CPA messbar (pauschalbasiert).

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/ / BI-Begriffe

Year-to-Date (YTD)

Definition

Der Englische Ausdruck Year-to-Date (kurz: YTD) bezeichnet den Zeitraum vom (Geschäfts-)Jahresanfang bis zum gewählten Datum des gleichen Jahres, also den Jahresverlauf. Dieser konstante Zeitraum wird häufig verwendet, um den Geschäftsverlauf mit einer Vorperiode (gleicher Jahresschnitt) vergleichen zu können.

Beispiel mit Kalenderjahr

Schreibweise: 2019-07_YTD Bedeutung: Monate 2019-01 bis 2019-07 –> [2019-01,2019-07] Vergleichszeitraum Vorjahr (VJ): 2018-07_YTD

Beispiel mit abweichendem Geschäftsjahr

Geschäftsjahr (GJ): September bis August Folgejahr Schreibweise: GJ_2019-07_YTD

Bedeutung:

Anfang/Basis: GJ_2019-01 == 2019-09 (oder z.b. auch KJ_2019-09) Ende Periodenbetrachtung: GJ_2019-07 == 2020-03 (oder z.b. auch KJ_2020-03) –> GJ_2019-07_YTD = 2019-09 bis 2020-03nn

Berechnung

Formel: Kumulierte Werte vom 1. Januar (oder Geschäftsjahresbeginn) bis zum aktuellen Datum

Einheit: Je nach Basiskennzahl (Euro, Prozent, Stück)

Interpretation & Bewertung

Year-to-Date ist keine eigene Kennzahl, sondern eine Betrachtungsperiode: die kumulierte Leistung seit Jahresbeginn. YTD-Werte ermöglichen den Vergleich mit dem Vorjahreszeitraum (YTD Prior Year) und dem Jahresplan (YTD Budget). In BI-Dashboards gehört YTD zu den meistverwendeten Zeitfiltern und ist essentiell für unterjährige Steuerung.

Praxisbeispiel

Im September beträgt der YTD-Umsatz 6,2 Mio. €, das YTD-Budget 6,5 Mio. € (95 % Planerfüllung), der YTD-Vorjahreswert 5,8 Mio. € (+6,9 % Wachstum). Die Kombination beider Vergleiche gibt ein vollständiges Bild.

Benchmarks

Saisonale Unternehmen sollten YTD immer mit dem saisonalen Muster vergleichen, nicht linear hochrechnen. Als Faustregel: YTD im September sollte 70–75 % des Jahresziels erreichen.

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