Kennzahlen

Alter der qualifizierten Mitarbeiter: Anzahl der qualifizierten Mitarbeiter Diese Kennzahl zeigt das Durchschnittsalter der qualifizierten Mitarbeiter. Als Qualifikation in diesem Sinne können verschiedene Kriterien aufgefasst werden, z. B.:

• Dauer der Betriebszugehörigkeit
• Formelle Ausbildung
• Betrieblicher Status (Titel)
• Hierarchiestufenzugehörigkeit
• Karriereentwicklungspotenzial

Diese Kennzahl gibt der Unternehmensführung erste Anhaltspunkte für eine mögliche Überalterung der qualifizierten Mitarbeiter. Sie gibt aber auch Anhaltspunkte für den Abstand des Durchschnittsalters der qualifizierten Mitarbeiter zu dem der übrigen Belegschaft. Die Kennzahl als solche trifft allerdings keine Aussage darüber, wie viele qualifizierte Mitarbeiter genau welches Alter haben. Sie gibt ebenfalls nicht an, welche Kosten durch das Tolerieren oder die Beseitigung der Überalterung entstehen (können). Was Sie tun sollten, nachdem Sie die Fakten kennen: Sie sollten die genauen Gründe für die Altersstruktur in Ihrem Unternehmern herausfinden. Sie sollten den Altersabstand zur gesamten Belegschaft und Auswirkungen auf Betriebsklima prüfen. Ihre möglichen Maßnahmen könnten sein: Verbessern Sie das Qualifikationsniveau durch interne Personalentwicklung verbessert. Sparen Sie dabei die „älteren Mitarbeiter“ nicht aus, sondern im Gegenteil, fördern Sie sich (auch). Treffen Sie Maßnahmen zur Personalaufstockung im Bereich der qualifizierten Mitarbeiter. Vergessen Sie hierbei aber nicht, die bereits vorhandenen Mitarbeiter mit „ins Boot zu holen“ und ihnen die Angst vor Veränderungen zu nehmen.nn

Berechnung

Formel: Anzahl qualifizierter Mitarbeiter pro Altersgruppe ÷ Gesamtzahl qualifizierter Mitarbeiter × 100

Einheit: Prozent pro Altersgruppe

Interpretation & Bewertung

Diese Kennzahl fokussiert die Altersverteilung speziell bei Fach- und Führungskräften. Qualifizierte Mitarbeiter sind schwerer zu ersetzen — eine Überalterung in dieser Gruppe ist besonders kritisch. Die Kennzahl identifiziert drohende Wissensverluste und hilft bei der Priorisierung von Nachfolge- und Entwicklungsprogrammen.

Praxisbeispiel

In der IT-Abteilung eines Unternehmens sind 8 von 20 Senior-Entwicklern über 55 Jahre alt (40 %). Ohne Gegenmaßnahmen droht in 5–10 Jahren der Verlust von 40 % des kritischen Fachwissens.

Benchmarks

Kritische Schwelle: über 25 % der Schlüsselkräfte in der Altersgruppe 55+. Idealzustand: gleichmäßige Verteilung mit max. 15 % in der höchsten Altersgruppe.

Weiterführende Artikel

• Altersstruktur
• Personalbestand
• KPIs definieren: Kennzahlensystem aufbauen

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Weiterlesen: Mitarbeiterproduktivität · Personalkosten · Data Warehouse

Anzahl der qualifizierten Mitarbeiter, die in dem Berichtszeitraum gekündigt haben × 100: Gesamtzahl der qualifizierten Mitarbeiter Diese Kennzahl gibt der Unternehmensführung erste Anhaltspunkte für mögliche Führungsschwäche im Unternehmen oder in bestimmten Bereichen. Daten über die Zugehörigkeit der wechselnden qualifizierten Mitarbeiter zu bestimmten Abteilungen bzw. die hierarchische Unterstellung unter bestimmte Führungskräfte wären gesondert zu erheben, um hier zu genaueren Informationen zu gelangen. Diese Kennzahl zeigt, wie hoch der Anteil der qualifizierten Mitarbeiter, die innerhalb eines Berichtszeitraums gekündigt haben, im Verhältnis zu der Gesamtzahl der qualifizierten Mitarbeiter ist. Als Qualifikation in diesem Sinne können verschiedene Kriterien aufgefasst werden, z. B.:

• Dauer der Betriebszugehörigkeit
• Formelle Ausbildung
• Weiterbildung
• Betrieblicher Status (Titel)
• Hierarchiestufenzugehörigkeit
• Karriereentwicklungspotenzial

Diese Kennzahl kann aber auch dazu benutzt werden, Veränderungen im Umfeld der Konkurrenz zu beobachten, wenn beispielsweise verstärkt qualifizierte Mitarbeiter mit bestimmten Bildungsmerkmalen auf Wechselwilligkeit angesprochen werden. Die Kennzahl als solche trifft allerdings keine Aussage darüber, aus welchen Gründen genau qualifizierte Mitarbeiter wechseln. Sie gibt auch keine Auskunft darüber, welche Kosten oder Änderung des Betriebsklimas die Fluktuation unter qualifizierten Führungskräften verursacht.nn

Berechnung

Formel: Abgänge qualifizierter Mitarbeiter × 100 ÷ Durchschnittliche Anzahl qualifizierter Mitarbeiter

Einheit: Prozent pro Jahr

Interpretation & Bewertung

Diese Kennzahl misst den Verlust von Fach- und Führungskräften. Hohe Fluktuation bei qualifizierten Mitarbeitern ist besonders kostspielig: Neben den direkten Ersatzkosten gehen Fachwissen, Kundenbeziehungen und Projektkenntnis verloren. Die Kennzahl sollte immer getrennt von der Gesamtfluktuation betrachtet werden, da sie strategisch bedeutsamer ist.

Praxisbeispiel

Von 50 Senior-Beratern verlassen 8 das Unternehmen innerhalb eines Jahres (16 % Fluktuation). Bei geschätzten 150 % Jahresgehalt als Ersatzkosten entstehen jährlich über 1 Mio. € an direkten und indirekten Kosten.

Benchmarks

IT/Beratung: unter 10 % gilt als gut. 10–15 % ist branchenüblich. Über 15 % signalisiert dringenden Handlungsbedarf bei Retention-Maßnahmen.

Weiterführende Artikel

• Altersstruktur qualifizierter Mitarbeiter
• Personaleffizienz
• KPIs definieren: Kennzahlensystem aufbauen

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Weiterlesen: Einstellungskosten neuer Mitarbeiter (Cost Per Hire) · Beschäftigtengruppen · Data Warehouse

Die eigene Arbeitszeit wird selten berücksichtigt, ist aber für die Bewertung des Erfolges einer Marketingaktivität wichtig. Gehälter werden i.d.R. unabhängig vom Erfolg gezahlt und die Arbeitszeit so oder so verbraucht. Die Kennzahl soll jedoch helfen zu reflektieren, ob ein Kanal „von alleine läuft“ oder ob er betreuungsintensiv ist. Beispiel: Ein Kunde ist über den Kanal „Facebook Ads“ in den CPL und CPS günstiger als in anderen Kanälen. Allerdings wird für diesen Kanal ein Mitarbeiter für 3 Tage pro Woche benötigt, um Anzeigen zu erstellen und zu schalten. Ist dieser Kanal unter Berücksichtigung der aufgewendeten Manntage wirklich noch so attraktiv? Hängt natürlich vom Umsatz ab, aber macht auch deutlich, dass die Zeit mit berücksichtigt werden muss.nn

Berechnung

Formel: Anzahl Mitarbeiter × Arbeitstage im Zeitraum (oder: Projektstunden ÷ 8)

Einheit: Tage

Interpretation & Bewertung

Manntage (Person-Days) sind die Standardeinheit für Kapazitätsplanung und Projektaufwandsschätzung in der Beratungs- und IT-Branche. Sie ermöglichen den Vergleich von Projektaufwänden unabhängig von der Teamgröße. Für Auslastungssteuerung ist die Gegenüberstellung von verfügbaren und geplanten Manntagen entscheidend.

Praxisbeispiel

Ein BI-Projekt wird auf 120 MT geschätzt. Bei einem Team von 3 Beratern entspricht das 40 Arbeitstagen (8 Wochen). Bei einem Tagessatz von 1.200 € ergibt sich ein Projektvolumen von 144.000 €.

Benchmarks

BI-Dashboard-Projekt: 30–80 MT. Data-Warehouse-Aufbau: 100–300 MT. Unternehmensweite BI-Strategie: 20–50 MT Beratung.

Weiterführende Artikel

• Personaleffizienz
• Personalkosten
• KPIs definieren: Kennzahlensystem aufbauen

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Weiterlesen: Beschäftigtengruppen · Personalbeschaffungskosten · Data Warehouse

Der Personalbestand ist die Anzahl der Beschäftigten an einem definierten Stichtag. Meistens wird der Bestand in Form von Vollzeitäquivalenten angegeben. Diese Kennzahl ist für Unternehmen ein Indikator für die allgemeine Geschäftsentwicklung. Ist das Unternehmen erfolgreich und wächst es, dann steigt der Personalbestand. Darüber hinaus ist diese Kennzahl allerdings wenig aussagekräftig. Erst wenn nach Geschäftsbereichen oder nach Zeitperioden differenziert wird, lässt sich zeigen, welche Bereiche wachsen und welche schrumpfen, wo investiert und wo abgebaut wird. Die Bereichsmanager leiten aus dem aktuellen Personalbestand das Budget und die Ressourcen ab, die sie für ihr Personal benötigen.nn

Berechnung

Formel: Anzahl Mitarbeiter zu einem Stichtag (Kopfzahl oder FTE)

Einheit: Anzahl (Köpfe oder Full-Time Equivalents)

Interpretation & Bewertung

Der Personalbestand ist die Basiskennzahl für alle weiteren Personalmetriken. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Kopfzahl und FTE (Vollzeitäquivalent), da Teilzeit sonst die Produktivitätskennzahlen verzerrt. Der Personalbestand im Zeitverlauf zeigt Wachstumsdynamik, saisonale Muster und die Wirkung von Recruiting-Initiativen.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen hat 120 Mitarbeiter (Kopfzahl) bei 105 FTE. Die Differenz von 15 FTE entsteht durch 30 Teilzeitkräfte. Für Kapazitätsplanung und Produktivitätskennzahlen sollten immer FTE verwendet werden.

Benchmarks

Wachstumsunternehmen: 15–25 % Personalwachstum p.a. Reife Unternehmen: 0–5 %. Schrumpfung über 10 % erfordert Change-Management.

Weiterführende Artikel

• Beschäftigtengruppen
• Netto-Personalbedarf
• KPIs definieren: Kennzahlensystem aufbauen

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Weiterlesen: Personalaufwandsquote · Fluktuation qualifizierter Mitarbeiter · Data Warehouse

Für die Personalplanung ist der Personalbedarf eine wichtige Kennzahl. Der Personalbedarf ist die Differenz aus dem aktuellen und dem künftigen Personalbestand. Dazu wird aus der Geschäfts- und Budgetplanung der Brutto-Personalbedarf als Soll-Personalbestand ermittelt. Von diesem Wert werden bekannte Abgänge abgezogen und bekannte Zugänge addiert. Daraus ergibt sich der Netto-Personalbedarf. Für die HR-Abteilung und die Fachabteilungen bedeutet das, sie müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neu einstellen, versetzen oder Stellen abbauen.nn

Berechnung

Formel: Brutto-Personalbedarf − aktueller Personalbestand + erwartete Abgänge − bereits zugesagte Zugänge

Einheit: Anzahl (FTE)

Interpretation & Bewertung

Der Netto-Personalbedarf zeigt die tatsächliche Recruiting-Lücke unter Berücksichtigung aller erwarteten Personalveränderungen. Er ist die operative Grundlage für die Personalplanung, das Recruiting-Budget und die Kapazitätssteuerung. Eine positive Zahl bedeutet Einstellungsbedarf, eine negative Zahl Überkapazität. Für eine belastbare Planung müssen Fluktuationsquote, geplante Verrentungen, saisonale Schwankungen und strategischer Aufbau einkalkuliert werden. Die Kennzahl sollte mindestens quartalsweise aktualisiert werden, in Wachstumsphasen monatlich.

Praxisbeispiel

Geplanter Bedarf 2026: 130 FTE. Aktuell: 110 FTE. Erwartete Abgänge (Fluktuation + Rente): 12. Bereits zugesagte Zugänge: 5. Netto-Personalbedarf: 130 − 110 + 12 − 5 = 27 FTE, die aktiv rekrutiert werden müssen. Bei durchschnittlich 6.000 € Cost-per-Hire ergibt sich ein Recruiting-Budget von 162.000 €.

Benchmarks

Wachstumsstarke IT-Unternehmen: Netto-Bedarf von 15–25 % des Bestands. Stabile Unternehmen: 5–10 % (reiner Ersatzbedarf). In Schrumpfungsphasen: negativer Netto-Bedarf erfordert Sozialplankonzepte.

Weiterführende Artikel

• Personalbestand
• Personalbeschaffungskosten
• KPIs definieren: Kennzahlensystem aufbauen

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Weiterlesen: Manntage (MT) · Überstundenquote · Data Warehouse

In der Kennzahl der Personalkosten werden sämtliche Kosten zusammengefasst, die durch den Einsatz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Unternehmen entstehen. Die Veränderung der Personalkosten im Zeitverlauf wird für die Budgetplanung eingesetzt. Um Potenziale für Kosteneinsparungen zu erkennen, werden Personalkosten differenziert erhoben. Zum Beispiel Personalkosten je Abteilung, Kosten durch Überstunden, Gehaltszahlungen oder Sozialversicherungsbeiträge. Zudem können Kosten für Weiterbildung oder Wiedereingliederung gesondert erfasst werden. Die Personalkosten sind als Kennzahl nur dann aussagekräftig, wenn sie im Zeitverlauf betrachtet werden, wenn ein Vergleich zwischen Abteilungen oder Unternehmen erfolgt oder wenn sie in Bezug gesetzt werden zu den Gesamtkosten.nn

Berechnung

Formel: Bruttogehälter + Arbeitgeber-Sozialabgaben + betriebliche Altersvorsorge + Weiterbildung + sonstige Personalnebenkosten

Einheit: Euro (absolut) und Prozent vom Umsatz (Personalkostenquote)

Interpretation & Bewertung

Personalkosten sind in wissensintensiven Branchen wie IT-Beratung und Business Intelligence der mit Abstand größte Kostenblock — typischerweise 50–70 % des Umsatzes. Die Personalkostenquote (Personalkosten ÷ Umsatz) ist daher der zentrale Profitabilitätshebel. Steigende Quoten bei gleichbleibendem Output deuten auf Effizienzprobleme oder unkontrolliertes Gehaltswachstum hin. Sinkende Quoten bei steigender Fluktuation können umgekehrt auf Unterinvestition in Mitarbeiter hinweisen. Für die Steuerung ist die Aufschlüsselung in fixe (Gehälter, Sozialabgaben) und variable (Boni, Überstunden) Bestandteile wichtig.

Praxisbeispiel

Ein IT-Beratungshaus mit 3 Mio. € Umsatz hat 1,8 Mio. € Personalkosten (Quote: 60 %). Aufschlüsselung: Gehälter 1,3 Mio. €, Sozialabgaben 300.000 €, Boni 120.000 €, Weiterbildung 50.000 €, sonstiges 30.000 €. Eine Effizienzsteigerung von 5 Prozentpunkten auf 55 % würde 150.000 € EBIT-Verbesserung bringen.

Benchmarks

IT-Beratung: 55–65 %. SaaS-Unternehmen: 40–55 %. Fertigung: 25–35 %. Handel: 15–25 %. Über 70 % in der Beratung ist ein Warnsignal für mangelnde Skalierung.

Weiterführende Artikel

• Personalaufwandsquote
• Personaleffizienz
• KPIs definieren: Kennzahlensystem aufbauen

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Weiterlesen: Mitarbeiterproduktivität · Personalaufwandsquote · Data Warehouse

Der Anteil einer Beschäftigtengruppe ist die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser Gruppe geteilt durch die Gesamtzahl der Beschäftigten. Zum Beispiel: Anteil der Zeitarbeiter, Anteil der Teilzeitbeschäftigten, Frauenquote, Frauenquote in Führungspositionen, Anteil der Auszubildenden, Anteil der Beschäftigten mit Behinderung oder Schwerbehinderung. Die Kennzahl zu einzelnen Gruppen kann genutzt werden für die Kapazitätsplanung, für die Personalentwicklung oder für unternehmenspolitische Entscheidungen. Einige Kennzahlen zu Beschäftigtengruppen müssen auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben erhoben werden. Das gilt beispielsweise für den Anteil der Beschäftigten mit Behinderung oder Schwerbehinderung, der mit der sogenannten Pflichtarbeitsplatzzahl nach SGB IX, §§ 154ff verglichen wird.nn

Berechnung

Formel: Anzahl Mitarbeiter pro Beschäftigtengruppe ÷ Gesamtmitarbeiterzahl × 100

Einheit: Prozent

Interpretation & Bewertung

Die Verteilung nach Beschäftigtengruppen (Vollzeit, Teilzeit, befristet, Leiharbeit, Praktikanten) zeigt die Flexibilität und Stabilität der Personalstruktur. Ein hoher Anteil flexibler Beschäftigung ermöglicht Kostenanpassung, kann aber zu Wissensverlust und Qualitätsproblemen führen. Ein zu hoher Anteil befristeter Verträge deutet auf strukturelle Unsicherheiten hin.

Praxisbeispiel

Ein IT-Unternehmen: 70 % Vollzeit, 15 % Teilzeit, 10 % Freelancer, 5 % Werkstudenten. Der Freelancer-Anteil ist für Projektschwankungen optimal, sollte aber für Kernkompetenzen reduziert werden.

Benchmarks

Dienstleister: 65–80 % Vollzeit. Unter 60 % Vollzeit signalisiert hohe Abhängigkeit von flexiblen Kräften. Über 90 % Vollzeit kann auf mangelnde Flexibilität hindeuten.

Weiterführende Artikel

• Personalbestand
• Personalkosten
• KPIs definieren: Kennzahlensystem aufbauen

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Weiterlesen: Weiterbildungszeit · Mitarbeiterzufriedenheit · Data Warehouse

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Berechnung

Formel: Krankheitstage ÷ Soll-Arbeitstage × 100

Einheit: Prozent

Interpretation & Bewertung

Die Krankenquote misst den Anteil der krankheitsbedingten Fehlzeiten an den geplanten Arbeitstagen. Hohe Werte können auf Arbeitsbelastung, schlechtes Betriebsklima, mangelnden Arbeitsschutz oder demografische Faktoren hindeuten. Neben den direkten Kosten (Entgeltfortzahlung) entstehen erhebliche indirekte Kosten durch Produktivitätsverluste und Vertretungsaufwand.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern und 250 Soll-Arbeitstagen verzeichnet 1.250 Krankheitstage. Krankenquote: 5 %. Bei durchschnittlichen Kosten von 400 € pro Fehltag entstehen jährlich 500.000 € Ausfallkosten.

Benchmarks

Deutschland Durchschnitt 2025: ca. 5,5 %. IT-Branche: 3–4 %. Produktion/Logistik: 6–8 %. Unter 3 % gilt als sehr gut.

Weiterführende Artikel

• Überstundenquote
• Personaleffizienz
• KPIs definieren: Kennzahlensystem aufbauen

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Weiterlesen: Einstellungskosten neuer Mitarbeiter (Cost Per Hire) · Quality of Hire · Data Warehouse